Przy obsłudze sprzedaży gastronomicznej (restauracja, kawiarnia, drink bar itp) występują dwa zagadnienia. Ewidencja sprzedaży oraz ewidencja towarów na magazynach żywnościowych. Dobrze też coś wiedzieć o różnych technologiach baz danych, z których korzystają aplikacje.

Sprzedaż

Ewidencję sprzedaży prowadzi się za pomocą kas fiskalnych lub komputerów z drukarkami fiskalnymi. To drugie rozwiązanie występuje wtedy, jeśli prowadzi się większą sprzedaż skierowaną do Klientów zewnętrznych (klasyczna restauracja lub obiekty hotelowe takie jak barek, drink bar itp). W obiektach zamkniętych, gdzie oferta gastronomiczna skierowana jest do przebywających w niej gości, nie stosuje się w ogóle urządzeń fiskalnych. Cała sprzedaż jest dopisywana do faktury gościa za pobyt.

Magazyn

Ewidencja towarów (ruchu towarów) na magazynie może być prowadzona systemem wartościowym lub ilościowo-wartościowym.

Pierwszy system sprowadza się do trzymania wartości magazynu w cenach detalicznych. Ceny potraw uwzględniają podatek vat i naszą marżę. Marża uwzględnia nasz zysk i przede wszystkim koszty (wysokie) przetworzenia surowców na wyroby gotowe. Główną cechą marży jest to, że jest stała dla danego surowca bez względu na końcowy wyrób. W momencie remanentu sprawdza sie wartość zapasu. Nie jest wówczas ważne gdzie jest manko a gdzie superata (których surowców dotyczą). Liczy się wynik końcowy, a metoda nie wymaga zaawansowanych systemów informatycznych. W ostateczności wystarczy arkusz kalkulacyjny. Niestety w zamian za prostotę rozliczania tracimy możliwość łatwego ustalania cen potraw w zalezności od potrzeb Klienta.

Drugi system, to klasyczna gospodarka magazynowa prowadzona w cenach zakupu. Rozchód dokonuje się na podstawie kart kalkulacyjnych. Karta kalkulacyjna, to kluczowy element tego rozwiązania. Zawiera ona recepturę dania (wyrobu), które wytwarza gastronomia. Karta kalkulacyjna jest podstawą do rozchodu surowców z magazynu. W momencie remanentu możemy sprawdzić prawdziwe zapasy. Karta kalkulacyjna daje również szansę porównania ceny kalkulowanej z rzeczywistą. Taka ocena jest wyjątkowa potrzebna przy sprzedaży z mała marżą gastronomiczną lub prowadzeniu działalności z elastycznym kształtowaniem cen pod potrzeby Klientów.

System ilościowo-wartościowy wymaga dobrego programu, który dużo może i jest elastyczny. Przede wszystkim wymaga jednak dobrej organizacji pracy i znajomości zagadnienia. Zarówno przez osoby ten system stosujące jak i nadzorujące.

Ekrany dotykowe

Jeszcze wczoraj bardzo drogie dziś stają się ogólnie dostępne. Pytanie czy warto ? Jeśli w Waszej restauracji jest duża płynność personelu, sprzedaje się gotowe zestawy, to oczywiście warto. Nowy kelner szybko uczy się obsługi. Łatwo odszukuje żądane potrawy.

W klasycznych obiektach ekran dotykowy ma jednak swoje ograniczenia. Jak na przykład szybko wyszukać jeden asortyment z kilkuset oferowanych ? Jak wykonać niestandardowe operacje na dokumencie sprzedaży ? Jak wykonać klasyczne dopisanie lub zmianę danych ? O wiele lepiej sprawdza się tu praca z myszką lub klawiaturą. Poza tym trzeba mieć na uwadze to, że każdy z kelnerów ma swoją preferowaną technikę pracy. I w niej osiąga najlepsze wyniki. Dla wielu z nich klawiatura jest zdecydowanie wydajniejsza.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest aplikacja z mieszanym interfejsem. Taka, która w zależności od potrzeb daje możliwość pracy z ekranem dotykowym, myszką lub klawiaturą. I tu z pomocą przychodzi nasz VirtualnyKelner.

PDA palmtopy

Najważniejsza informacja o PDA czyli palmtopie, to ta, że nie jest on zminiaturyzowaną wersją komputera. To gadżet, który można wykorzystać do pracy w restauracji ale nie zastąpi on w swej funkcjonalności klasycznego PC-eta.

3.5" calowy ekran i niewielki wskaźnik dla wielu osób jest po prostu zbyt mały lub nieporęczny. W normalnej pracy konkurentem jest 17" lub 19" calowy ekran i palec lub myszka. Ale są lokale i personel (zwłaszcza żeński) gdzie nie ma z tym absolutnie żadnych problemów.

Palmtop pracuje jako mini przeglądarka internetowa, na której wybiera się rachunki lub asortyment. Wszystkie pozostałe funkcje czyli wydruk bloczka zamówień, wydruk paragonu fiskalnego itp itd wykonuje w rzeczywistości komputer. Komputer, na którym pracuje aplikacja Kelner w trybie PDA. Kluczowym elementem współpracy jest więc sieć. W tym przypadku sieć bezprzewodowa. I to jest tak naprawdę główny element poprawnej pracy całego zestawu.

Opis systemu

Nasza firma oferuje system informatyczny VirtualnaRESTAURACJA. Oparty jest on na współpracy z serwerem SQL. Proponujemy serwery firm ORACLE i InterBase. To drugie rozwiązanie jest zdecydowanie tańsze. InterBase 6.0 i jego następca FireBird są wersjami darmową dla platform MS Windows i Linux. Natomiast pierwsze rozwiązanie jest wydajniejsze zwłaszcza przy dużych bazach wymagających analiz.

Kluczowymi programami w naszym systemie są: VirtualnyKelner i VirtualnyMagazyn. Obsługują one sprzedaż w gastronomii i prowadzą gospodarkę magazynową w oparciu o karty kalkulacyjne.

Koncepcja VirtualnegoMagazynu oparta jest o rozchody w trybie off-line. Oznacza to, że standardowo sprzedaż z VirtualnegoKelnera nie jest od razu przenoszona na stany magazynowe. Rozchód dokonuje się w dowolnym momencie na żądanie użytkownika. Sama zaś operacja poprzedzona jest analizą stanów magazynowych, kart kalkulacyjnych i podobnymi udogodnieniami. Oczywiście zawsze mozna przejść do pracy z rozchodami w trybie on-line. Na przykład celem stosowania szybkich i wyrywkowych kontroli na barze. Dla Klientów preferujących ekrany dotykowe aplikacja sprzedaży VirtualnyKelner udostępnia formularze 1-klik.

Gdzie kierujemy nasze wydruki graficzne lub tekstowe ? Na drukarkę. Jedną dla kilku komputerów. Aby było ekonomicznie. Gdzie kierujemy nasze paragony fiskalne ? Na drukarkę. Jedną dla kilka komputerów. Z tego samego powodu oczywiście. A co z bloczkami w Restauracji ? Tak samo jak poprzednio. I dodatkowo z możliwością symulacji drukarki dla kuchni i dla barku.

Serwer drukarek portu szeregowego, to rozwiązanie, które promujemy od samego początku naszych windowsowych aplikacji. W konkretnym dziale wszystkie aplikacje sprzedaży wysyłają swoje żądania do serwera. Ten współpracuje z drukarką fiskalną (i bloczkową) kolejkując żądania, tak jak ma to miejsce przy klasycznych drukarkach biurowych. Jedna drukarka fiskalna (i bloczkowa) dla kilku komputerów i kilku aplikacji w każdym dziale. Po prostu komfort i ekonomia.

W skład naszego systemu wchodzą następujące aplikacje:

* Kelner - aplikacja do obsługi sprzedaży w restauracji
* Magazyn i Kalkulacje - aplikacja do rozliczeń ilościowo-wartościowych współpracująca z Kelnerem
* Serwer Drukarek Portu Szeregowego - aplikacja do obsługi drukarek fiskalnych i bloczkowych współpracująca ze wszystkimi naszymi aplikacjami sprzedaży
* Serwer Czytników - aplikacja do obsługi czytników kart mikroprocesorowych i transponderowych


Nasza porada
Oprogramowanie restauracji, to temat rzeka, ponieważ przeznaczenie restauracji jest bardzo różne. Wizje na temat ich działalności są jeszcze bardziej zróżnicowane. Nasz potencjalny Klient buduje, modernizuje lub przejmuje obiekt. Wyznacza sobie cele biznesowe i je realizuje. System informatyczny jest tylko jednym z narzędzi do osiągnięcia celu. Większość z oferowanych systemów spełni pokładane w nich nadzieje. Tak naprawdę sukcesem jest dobre wdrożenie i bieżąca pomoc przy zmieniającej się organizacji pracy.